Отсутствие чек-трипа из-за ограничений бюджета
Часто в погоне за экономией упускаются многие важные вещи, которые не позволили бы вашему туру скатиться в пропасть форс-мажоров. Обязательная часть организации — чек-трип — выезд проверяющего на место за 2–3 дня до поездки основной группы. При самостоятельном составлении MICE-мероприятия лучше всего, чтобы эту роль исполнил главный организатор или его помощник, т.к. кто-то должен проконтролировать выезд основной группы, а кто-то — встретить на месте.
Самый яркий и свежий кейс из нашей практики — поощрительный выезд в Стамбул с интенсивом и корпоративом на 25 человек с бюджетом $ 17 тысяч. Независимо от того, что привлекался местный партнер по ряду вопросов (отель, программа), в последний момент я решил поехать и проверить все сам. Яхта и рестораны были в отличном состоянии и ждали гостей. Заселился в отель в шикарный номер: фрукты, вино, терраса. Но я понимал, что организатору могли дать комнату лучше, поэтому решил проверить остальные номера: из 15 я перебронировал 8 номеров! Многие из них выходили окнами во двор-колодец, а оттуда шел затхлый запах, воняло канализацией, да и сами номера были очень темными.
Двух приличных номеров не хватило — пришлось отдать гостям свой. Еще один выменял у российских туристов — естественно, с доплатой.
Чек-трип — это очень желательная часть организации, ведь отдых или работа проходит в другой стране, и если компания желает провести его спокойно, лучше 7 раз отмерить.
Наличие такой проверки зависит от бюджета мероприятия и согласования с клиентом. У нас чек-трип входит в стоимость мероприятия с бюджетом от $ 20 тысяч.
Экскурсия в Стамбуле. Фото из архива компании L.I.M.E. up Agency
Ошибка №5. Отрицательная мотивация
Неудовлетворенные сотрудники могут разрушить ваш бизнес. Последствия плохой мотивации на рабочем месте легко отследить: более высокая текучесть кадров, низкий уровень вовлеченности, снижение производительности. Токсичная рабочая среда создается из множества факторов.
Например, ежедневный микроменеджмент, при котором контролируются все действия сотрудника, от него требуют составлять отчеты за каждое выполненное задание, пропускают мимо ушей его идеи и предложения, заставляют сидеть на всех собраниях и совещаниях, не имеющих отношения к работе. Периодические штрафы и выговоры, из-за которых люди боятся наказания за смелость и инициативу и поэтому делают необходимый минимум на работе и больше ничего. Интриги, когда каждый сотрудник старается выставить себя в белом цвете, чтобы наказали не его, а кого-то другого. Все это создает токсичную атмосферу и ухудшает общие результаты работы компании.
А вот периодические вознаграждения сотрудников мотивируют их работать эффективнее. Исследование, проведенное компанией Alight Solutions показало, что 47% людей предпочитают незапланированные премии месячным или годовым.
Фото Pixabay
При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна
Добавлено 25 ноября 2019
Праздник как способ внедрения идеологии
Корпоратив не метод воспитания. Праздничные мероприятия иногда стремятся использовать для того, чтобы «привить» некоторые корпоративные ценности.
Иногда действуют так: разработали миссию, ценности организации и решили всему этому «научить» людей. А на дворе праздник — самое время передавать ценности сотрудникам. Совместить, так сказать, приятное с полезным. Это неправильный подход.
Пример 3. Праздничный ликбез
Руководители крупной торговой компании подошли к процессу управления персоналом серьезно. Решили выработать идеологию, поставить цели, определить ценности и вооружить ими персонал своей организации. Работу провели большую — наняли консультантов, которые опросили сотрудников; организовали рабочие сессии с топ-менеджерами и помогли создать документ, где сконцентрировалась вся мудрость компании, ее основные правила, требования, миссия, цели и ожидания.
Когда консультанты уехали, эйфория от совместной работы у руководителей поутихла и стало ясно: надо, чтобы о высших целях узнали и рядовые сотрудники. Иначе вся трудоемкая предварительная работа теряет смысл. Как известно, работникам обычно не очень хочется заниматься каким-то посторонним, по их мнению, делом вроде изучения корпоративной идеологии. Поэтому коммерческому директору пришла в голову «гениальная» идея — провести «идеологическую обработку» на общем празднике.
План был таков. За месяц до корпоратива раздать всем буклеты с описанием идеологии и попросить все это изучить. Руководители подразделений должны были проследить, чтобы все ознакомились с декларируемыми ценностями. А на новогоднем вечере специально приглашенные ведущие должны были проводить конкурсы на лучшее знание идеологии компании.
Корпоративное мероприятие получилось весьма своеобразным. На каждом столе лежал красиво оформленный буклет с идеологией компании. Как только отгремели залпы открывающихся бутылок с шампанским и генеральный директор поздравил сотрудников, ведущие вечера принялись отрабатывать гонорар, проводя конкурсы, направленные «на принятие новых ценностей». Суть их сводилась к тому, чтобы сотрудники правильно отвечали на вопросы ведущих и получали за это призы. В перерывах устраивались танцы.
Празднующие сотрудники не ответили правильно ни на один вопрос. Исключение составил один из системных администраторов, который чуть ли не наизусть выучил текст буклета задолго до праздника, потому что учился на курсах риторики, где в качестве задания предлагалось выучить какой-нибудь неинтересный текст, а затем выступить перед аудиторией. Так что на вечере «блистали» только ведущие (они ненавязчиво исправляли «огрехи» веселых сотрудников) и прилежный сисадмин.
Руководство осталось недовольным, решив, впрочем, что причина — в непрофессиональных ведущих. А рядовые сотрудники потом долго с хохотом вспоминали об одном конкурсе. В ходе него, чтобы заработать приз (бутылку шампанского, перевязанную разноцветными лентами), надо было перечислить «принципы, которых придерживается компания в отношении обслуживания клиентов».
Самый лучший способ передать людям какие-либо принципы — жить по ним. Так обстоит дело с любой идеологией. Взрослые не принимают слова на веру. Если в компании говорится, что «клиент всегда прав», а по факту сотрудники делают все, лишь бы выудить у него лишнюю копейку, то никакая идеология не излечит это противоречие. Поэтому бессмысленно пытаться внедрять политики, кодексы сотрудника и прочие документы на корпоративных праздниках. Для этого существуют другие формы воздействия на персонал.
Ошибка №1. Полное отсутствие корпоративной культуры
Конечно, есть компании с продуманной корпоративной культурой, где сотрудники принимают участие в принятии важных решений и идут к одной общей цели. Такие компании прибыльные и успешные. Большинство же организаций сегодня предоставляет своим сотрудникам случайное рабочее место, месячный план работы и больше ничего
Дело в том, что многие руководители в основном сконцентрированы на коммерческой составляющей, считая ее самой важной, и не уделяют никакого внимания взаимодействию со своей командой. После чего удивляются, почему хорошие сотрудники покидают компанию, а новых становится все сложнее найти.
Согласно статистике Jobvite 46% американских соискателей считают, что развитая корпоративная культура входит в основные критерии при выборе места работы, а 32% готовы даже снизить свои зарплатные ожидания на 10% за работу в благоприятной среде. В исследовании привлекательности работодателей Randstad 33% российских соискателей также назвали приятную атмосферу в компании важным условием при поиске работы.
Счастливые сотрудники повышают прибыль компании: они реже берут больничные, более энергичные и продуктивные, а их стаж работы в организации длится дольше. Именно поэтому крупные корпорации так много внимания уделяют корпоративной культуре.
Отсутствие запасных вариантов
Существуют форс-мажоры из разряда «солнечного затмения», которые надо решать в считаные минуты. Поэтому у HR-специалиста или другого организатора, у которого нет базы подрядчиков, должно быть запланировано несколько запасных вариантов
Особенно стоит обратить внимание на четкое понимание каждым из подрядчиков того, что именно вы хотите получить: если это рестораны, то чем будут кормить и каких гипоаллергенных продуктов надо избегать при готовке; если это организаторы активностей, то что они из себя представляют и кому противопоказаны. Соответственно, вы должны знать о своей группе гостей все — от пожеланий до болячек
Например, в том же Стамбуле у нас был инцидент с гидом. Во время экскурсии по городу он решил не рассказывать о самых важных достопримечательностях, а говорил о шопинге и торговцах. И мое напоминание о том, что мы договаривались на определенную экскурсию с определенной информацией, не помогло… Пришлось в то же мгновение распрощаться с гидом и вести гостей в кафе, чтобы сгладить момент. Я же оперативно связался в менеджером в Минске. К счастью, нам быстро удалось найти другого экскурсовода, который через полчаса недалеко заканчивал свой тур и мог присоединиться к нам.
Тогда все сложилось удачно: удалось сработать быстро, а пауза в кафе отлично зашла, т.к. было холодно, и туристы заодно согрелись. Но реагировать оперативно гораздо лучше, когда у вас заранее будут заготовлены запасные варианты и договоренности с другими гидами еще до выезда из Беларуси.
На примере этой истории можно продемонстрировать еще один важный нюанс: наличие сопровождающего.
На группу в среднем 30 человек нужен один организатор, который полностью погружен в программу поездки и имеет контакты со всеми подрядчиками.
Мы, например, всегда используем сопровождающих, т.к. на их плечи ложится основная ответственность за четкое следование программе и релевантность всех заявленных активностей.
Фото с сайта spb-roof.top
Сотрудники не хотят идти на мероприятие компании — это нормально?
Безусловно, это личное решение каждого — идти или нет.
Если корпоративным мероприятием мы называем большой праздник, идти сотрудник туда не обязан, если встреча связана с рабочей деятельностью, то, конечно, его присутствие очень желательно.
Но давить на сотрудника и принуждать его посещать такие праздники неприемлемо.
Это, как мне кажется, показатель неуважения к мнению сотрудника и его личному выбору. Каждый из нас вправе сам решить, как проводить свое свободное время. Но компания со своей стороны должна стараться придумать такое по наполнению мероприятие, чтобы сотруднику захотелось его посетить.
Фото из архива EPAM Беларусь
Не иду, потому что не хочу — довольно популярный вариант отказа от посещения корпоратива. Массовые мероприятия не могут априори нравиться всем — и это в порядке вещей. Для многих такой вид досуга — совершенно необязательный бонус.
Не иду, потому что мне будет скучно — такую причину тоже часто озвучивают сотрудники компаний.
Да, в больших компаниях, где много людей, сложно угодить сразу всем. Например, в EPAM Беларусь сегодня работает 10 тысяч человек. Сделать праздник на такое количество гостей, чтобы учесть интересы не просто каждого, но хотя бы большинства, непросто. Для команды организаторов каждый такой ивент — это профессиональный вызов. Поэтому подготовка начинается с изучения всех доступных данных:
- Анализируем аудиторию и ее интересы
- Изучаем отзывы после предыдущих праздников
- Работаем с фокус-группами внутри компании и лидерами мнений, проверяем на них ту или иную активность, советуемся.
Фото с сайта kogda. online
Хорошо бы сделать на празднике разные развлечения, чтобы у людей была возможность выбора. Например, наша зимняя вечеринка в прошлом году — хороший пример мультиформатности. Мы начали мероприятие с кинозавтрака, устроив масштабный кинопоказ в Минск-Арене, фильм для которого выбирали сами сотрудники через голосование во внутренней социальной сети. Весь день работали зоны по интересам: можно было кататься на коньках, участвовать в квестах или сразиться вместе с командой в «Мозгобойне». Вечером всех коллег ожидала торжественная часть праздника с шоу и популярными зарубежными исполнителями. Таким образом, каждый гость мог выбрать себе активность по интересам либо поучаствовать во всех — и таких, к слову, было довольно много.
Бытует мнение, что сотрудник не хочет идти на мероприятие из-за недостатка лояльности к компании или потому что не хочет проводить время с коллегами вне работы, их ему и так достаточно в рабочее время.
Я с таким не встречалась, но, безусловно, это может быть одной из причин отказа, хотя все не так однозначно. Ситуация, когда человек не идет на корпоратив, чтобы не проводить время со своей командой, может быть критична для небольших корпоративных мероприятий.
На празднике, где несколько тысяч гостей, велика вероятность, что коллеги, работающие в одном отделе, даже и не встретят друг друга.
Если такая ситуация происходит в коллективе — дело не в корпоративном празднике, а в отношениях.
Выбор неактуального направления
Направление поездки тоже должно зависеть от целей. Некоторые компании горят желанием отправить свои команды куда-нибудь в Таиланд или на Бали на тимбилдинг, но в этом нет смысла: долгий перелет, затем приход в чувство, акклиматизация и пр. Этот вариант возможен разве что для крутых айтишников, которые сделали большой проект и могут позволить себе долгий дорогой поощрительный тур.
Белорусские компании только начинают практиковать такие выезды, это в основном тестовые недолгие бюджетные варианты — Львов и Киев. Получается очень интересно и дешево. Например, тур на 21 человека с авиаперелетом, 4-звездочным отелем в центре города и питанием во Львове обойдется около $ 8800. Для ориентира привожу пример таблицы просчета стоимости поездки.
Следующим этапом могут быть Карпаты зимой или Грузия.
Фото с сайта planb.ua
Вариант сложнее для искушенных из наших кейсов — путешествие плюс квест по Питеру на группу в 40 человек. Здесь ориентироваться нужно уже на сумму за $ 30–32 тысячи. Но идеологически, на мой взгляд, это очень релевантная активность: и на интеллект, и не сильно подвижная, и пивные ребусы. Главное — заранее найти подрядчиков, которые организуют подобные активности на месте.
Неправильно выстроенная программа
Программа также зависит от целей и бюджета поездки, и зачастую «больше» не значит «лучше». Для многих гостей поездка за границу — это уже новые эмоции. Поэтому все активности и мероприятия должны идти по нарастающей их интенсивности.
Если взять, к примеру, самый распространенный формат таких поездок — «интенсив-тур» (поощряющий), то структура может быть следующей:
Первый день. Лучше сделать общее знакомство с городом и ужин в ресторане с красивым видом.
Второй день. На этом этапе можно добавить эмоций и красок: не перегружая участников историческими фактами, организовать квест по городу с привлечением актеров, мастер-класс по национальной кухне у местной семьи. Для ужина лучше выбрать топовый и знаменитый ресторан, где обслуживание и подача блюд вызывают восторг. Как вариант, организовать ужин на яхте с диджеем и музыкой.
Последний день. Идеальное время для свободной программы: гости уже более-менее знакомы с местностью и могут заняться собственными «исследованиями». Но продумать альтернативные варианты все равно необходимо. Узнайте, кому что интересно, и сформируйте, например, три группы: шопинг, экскурсия и музеи.
Если взять пример зарубежной конференции, то она всегда делится на деловую и развлекательную часть. Если цель компании в этом мероприятии — укрепить имидж, то достаточно будет обойтись только качественной организацией официальной части и дать свободное время.
Вместо вывода. По нашим подсчетам, есть около 75 пунктов, которые нужно учесть только при подготовке MICE-мероприятия! Чек-лист по непосредственному проведению зависит от программы, количества дней и гостей и может быть больше и в 5 раз! Поэтому главный совет — отнеситесь внимательно к каждой мелочи, находите заранее запасные варианты и создайте чек-таблицу, где столбцы — это время, название активности, место ее проведения, что из реквизита нужно, кто ответственный и комментарии, а строки — каждое движение группы во времени и пространстве.
Ошибка №2. Не спрашивать мнение команды
Как часто вы спрашиваете у своих сотрудников обратную связь о работе их начальников и компании в целом и действительно получаете объективный ответ? Если сотрудники выполняют все ежемесячные планы, то это еще не значит, что они все счастливы и поэтому хорошо работают. Тем не менее, узнать реальное положение дел в компании не так просто, так как большинство людей неохотно дают своим руководителям негативные отзывы из-за боязни последствий для их карьеры.
Отзывы от сотрудников могут быть любыми, например, связанные с превышением полномочий определенного начальника или с выбором корпоративного подарка. Такая тактика позволит вам не только навести порядок в компании и отслеживать ее внутренние процессы, но и снизит текучесть кадров, повысит уровень вовлеченности сотрудников.
Главное, будьте готовы реагировать на полученный фидбек и в случае необходимости принять меры. Потому что еще более грубой ошибкой будет узнать мнение сотрудника и при этом не поменять ничего.
Что наша жизнь…
Особенно аккуратно нужно планировать и проводить специальные упражнения, игры и прочие действия, когда в качестве участников выступают сами сотрудники. Вот здесь hr-специалист играет важную роль. Он должен хорошо представлять, какие отношения складываются внутри отделов и между подразделениями, ему следует знать слабости отдельных сотрудников.
Пример 6. Неудачное упражнение
На день рождения компании были приглашены ведущие, задача которых — веселить сотрудников, проводя различны конкурсы. Один из конкурсов был таким: две команды соревновались между собой, выполняя различные полуакробатические трюки типа завязывания морских узлов с закрытыми глазами или переноски на руках женщин. Ведущая назначила сотрудников произвольно, но в группах оказались работники двух «конкурирующих» отделов — продаж и закупок. Участники под воздействием алкоголя настолько вошли в раж, что даже подрались. Происшествие замяли, но осадок остался.
Пример 7. Производственный стриптиз
На корпоративном вечере ведущий предложил сотрудницам конкурс на самый лучший танцевальный номер. Выигрывала участница, на которой оставался минимум одежды. Одна из сотрудниц сильно раскрепостилась под влиянием алкоголя и оказалась в нижнем белье. Ну а поскольку все это снималось на видеокамеру, репутация женщины после такого «корпоратива» сильно пострадала. В течение двух месяцев после праздника ее имя не сходило с уст сплетников.
Менеджер по персоналу, организуя корпоративные мероприятия, обязан очень тщательно изучить программу
Конкурсы должны соответствовать возрасту сотрудников; особое внимание нужно уделить тому, чтобы в конкурсах не участвовали работники «враждующих» отделов, чтобы в результате конкурсов люди «не теряли лицо»
Праздник как обязанность
Иногда служба персонала настолько вдохновляется идеей необходимости проведения корпоративных мероприятий, что буквально заставляет сотрудников ходить на все праздники.
Пример 5. Забастовка
Департамент управления персоналом компании по производству и продаже товаров для дома занимается подготовкой новогоднего корпоратива заранее. Участие обязательно для всех сотрудников. Те, кто не желает присутствовать на празднике, должен написать объяснительную записку, в которой следует указать уважительные причины неявки. Злостных «нарушителей» депремируют.
Так продолжалось довольно долгое время. На одном из праздников возникла трагикомическая ситуация. Менеджеры по персоналу тщательно подготовились: был арендован ресторан, организована программа для 400 человек, но на сам корпоратив пришло не более полусотни сотрудников. Оказалось, работники договорились не идти. Руководство было в шоке, деньги компании оказались потраченными напрасно. Артисты выступали перед пустым залом. О моральном климате в коллективе после такого «праздничка» и говорить не приходится. Над работниками департамента персонала стали смеяться, авторитет подразделения упал настолько, что даже новых сотрудников в отделы стали искать своими силами, не доверяя «этим клоунам».
Нельзя сделать счастливым насильно. Люди не будут испытывать положительных эмоций, если их заставить прийти, чтобы повеселиться. Как правило, такой подход вызывает противоположные чувства.
Неправильно подобранное место
Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.
К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.
На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.
Hr на празднике
Менеджеру по персоналу стоит дистанцироваться от некоторых обязанностей по организации самого корпоратива. Рабочий коллектив и руководство зачастую ждут от hr-а красочного шоу с фейерверками и выступлениями. Чтобы всем было хорошо и весело. Конечно, если сам кадровик — прирожденный шоумен, актер, повар и ведущий в одном лице — пожалуйста. Но, как мы уже говорили, это редкость.
Работа «классического» специалиста по персоналу даже отдаленно не напоминает деятельность event-менеджера. Поэтому, занимаясь планированием корпоративного мероприятия, нужно сосредоточиться именно на организации, т. е. на распределении обязанностей, контроле и т. п., но никак не на написании пародий-стихотворений на тему трудовых будней сотрудников отдела продаж.
Пример 4. И швец, и жнец…
На семинаре по управлению персоналом участники анализировали сложные ситуации, с которыми сталкиваются эйчары. Ольга, менеджер по персоналу, рассказала, как однажды она готовила корпоративный вечер для ста сотрудников транспортной компании.
Мало того, что Ольга договорилась об аренде кафе, блюдах и напитках, она еще была ведущей вечера, исполнила две песни под гитару и даже вручала грамоты и дипломы сотрудникам. Она проделала и много другой работы, вплоть до организации развоза в такси особо «подгулявших» сотрудников.
Но, как оказалось, руководство абсолютно не оценило колоссального труда Ольги и даже выражало некоторое недовольно. Дескать, корпоративный дух не проснулся, люди не сплотились, и вообще, зачем нужны «эти детские игры»?! Ольга так сильно обиделась, что у нее случился нервный срыв. Она не могла спокойно работать, выполняя свои прямые обязанности, а впоследствии уволилась из организации.
Где сотрудники?
Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.
Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.
Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – “дикие скидки”. Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».
И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе… Или ждать надоело. 🙂
Отсутствует «постпродакшен»
Работа остановилась.
Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.
Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.
Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.
