Энциклопедия банкета и этикета Events’pro

Пример употребления на «Секрете»

«Предлагайте курящим партнёрам или участникам совещаний спреи или жевательные резинки с никотином. Это снизит уровень напряжённости и сильно повысит уровень доверия. Деловой этикет в этой области ещё не сложился, но будет совершенно корректным упомянуть, предлагая напитки: «А для курящих у нас имеются никотиновые жевательные резинки». Только имейте в виду, что жевать их необходимо особым, неочевидным способом — возможно, вам придётся объяснять участникам переговоров способ применения».

(Нарколог Николай Колосунин — о том, почему ваши сотрудники должны бросить курить и как им в этом помочь).

Что организаторам делать с хейтом?

Иногда бывает, что в общем чате в процессе трансляции некоторые участники оставляют негативные, даже агрессивные комментарии, типа «Доклад скучный, тема не раскрыта, спикер ужасен»

Важно обсудить со спикером заранее, какой реакции организатор от него ожидает на негативные сообщения в чате. Чаще всего, спикеру рекомендуют игнорировать хейт, а модератор или другой представитель организатора сам в частном порядке решает вопрос с участниками, которые ведут себя неподобающим образом

Зачем вообще писать подобные вещи в общий чат – вопрос неоднозначный. Это могут быть происки конкурентов, хейтеров, завистников. Кроме того, некоторые люди смешивают свободу выражения личного мнения с откровенным оскорблением и грубостью. Чья-то некомпетентность в обсуждаемой теме или просто плохое настроение запросто может отразиться на тональности комментариев и направлении онлайн-дискуссии. При живом общении это было бы не так заметно, потому что традиционно особую свободу люди чувствуют именно в формате онлайн, скрываясь за обезличенным ником и аватаркой с котиком, а не глядя в глаза своему собеседнику. Лучше предварительно предупредить всех участников онлайн-мероприятия о культуре общения в чатах и работе модератора/администратора, который, в случае нарушения правил, может забанить возмутителя спокойствия.

Оставлять такого рода комментарии на всеобщее внимание других участников не очень рационально. Подобный негатив может деструктивно влиять на общую атмосферу, придавать эфиру неправильный настрой, заставлять других участников втягиваться в пустые дискуссии, да и просто нервировать людей

Кстати, мы рассказывали о том, как избежать атаки кибер-хулиганов на ваш ивент в онлайне.

Коктейль

Обычно коктейль проходит стоя с 17:00 до 20:00. В общей сложности он длится около двух часов.

Приходить и уходить можно в любой час обозначенного времени, но только по субординации, то есть после отбытия почетных гостей и руководства.

На данном приеме общий стол обычно не накрывается, угощение разносят официанты. Напитки: коктейли, кока-кола, минеральная вода, соки. В конце встречи может быть подано шампанское и кофе.

Прием требует определенных навыков, поскольку держать в руках тарелку, бокал, салфетку, да еще обмениваться приветствиями, рукопожатиями и визитными карточками очень сложно. В этом случае вам пригодятся следующие рекомендации:

  • Обязательно поздоровайтесь с хозяевами приема.
  • Не стесняйтесь, будьте общительными, заводите новые знакомства, обменивайтесь визитными карточками, но ни в коем случае не стойте в одиночестве с угрюмым выражением лица.
  • Непременно пользуйтесь бумажными салфетками в эстетических и гигиенических целях.
  • Не забывайте, что главное — не угощение, а общение.

Ланч

Такой прием становится все более популярным.

Ланч — это второй завтрак, однако его можно назвать и «обедом в полдень». Как правило, назначается на 13:00.

На такой обед обычно приглашают по телефону, но если это бизнес-ланч с важной персоной или серьезными деловыми партнерами, то надо послать приглашение. Меню скромное: подаются всего два-три блюда

Рекомендуется обходиться без сложных блюд и без соусов

Меню скромное: подаются всего два-три блюда. Рекомендуется обходиться без сложных блюд и без соусов.

Основные рекомендации по соблюдению правил этикета во время делового обед в полдень:

  • Перед проведением ланча необходимо узнать у приглашенных о предпочтениях в еде.
  • Приглашая партнера на ланч, поинтересуйтесь, какое заведение он предпочитает. Одним важен статус заведения, другим — кухня.
  • Перед ланчем необходимо отключить мобильный телефон — это самый доверительный жест по отношению к вашему партнеру, знак проявления высшего уважения.
  • Деловую часть ланча, как правило, совмещают с десертом; разговаривают как правило о спорте, погоде, премьерах в театрах и кино.

«Нет ничего более печального, чем растерявшийся спикер, который не знает, как ему поступить»

Говоря о правилах для спикера, можно упомянуть следующие нюансы:

Спикер должен уважать аудиторию и соблюдать тайминг.
Многочленные отклонения от темы выступления, самопиар, реклама сторонних товаров и услуг неприемлемы.
Спикеру не рекомендуется слишком часто отвлекаться на чат и уделять ему бóльшую часть времени своего выступления (если формат мероприятия этого не предполагает).
Спикер не должен публично вступать в личную полемику или вовлекаться в неконструктивные споры.
Спикер остаётся благожелателен и спокоен на протяжении всего эфира, лишние эмоции важно минимизировать.

Организатору стоит обговорить со спикером все технические и организационные моменты его выступления:

  • фон, на котором он будет выступать
  • отсутствие со стороны спикера посторонних людей в кадре
  • отсутствие фоновых шумов, эха
  • дресс-код

Важно убедиться, что спикер хоть немного ориентируется в функционале того приложения, которое используется для онлайн-мероприятия и объяснить выступающему, что делать в случае форс-мажора. Нет ничего более печального, чем растерявшийся спикер, который не знает, как ему поступить, чтобы продолжить лекцию, и тратит время своих слушателей на решение технических вопросов в прямом эфире

Если мероприятие продолжительное, то спикеру допустимо периодически пить воду. Но есть на камеру во время выступления неприемлемо (если это, конечно, не мероприятие в жанре мокпан).

Разработайте регламент этики поведения на вашем онлайн-ивенте и в обязательном порядке ознакомьте с ним всех причастных

Мокпан (кор. 먹방, буквально «трансляция приема пищи») – популярный в Корее жанр видеоблоггинга

Кофейная пауза

Кофейная пауза обычно проходит в свободной обстановке во время перерывов на совещаниях, конференциях и семинарах. Цель – немного расслабиться и отдохнуть.

Посуда — в зависимости от традиций компании и особенностей мероприятия — от фарфора до пластика.

Кофе может быть приготовлен в кофейных автоматах или разного рода кофеварках; допустим растворимый, который следует подавать в больших термосах.

  • Обычно предлагается на выбор два вида кофе — крепкий (натуральный) и без кофеина.
  • Сахар — рафинад или порционный в пакетиках. Для рафинада предназначены специальные щипчики.
  • Молоко и сливки могут быть порционные или подаваться в молочнике (сливочнике).

Чашки сервируют заранее или подаются отдельно.

В первом случае ручка чашки повернута влево, а ложечка положена перед чашкой: этот способ сервировки называется «офисный деловой».

Для кофе-эспрессо полагаются маленькие чашечки из толстого фарфора и ложечка.

Кофе надо пить следующим образом:

  • Не принято оставлять ложечку в чашке — необходимо вынуть ее и положить на блюдце.
  • Нельзя вращать ложкой в чашке слишком быстро.
  • Нельзя облизывать ложку
  • После размешивания сахара надо немедленно вынуть ложку из чашки.

Если подается чай в пакетиках, что допустимо, то их необходимо дополнять маленькими заварными чайниками или посудой для использованных пакетиков. Сахар должен быть порционным, в пакетиках (не рафинад).

По правилам чай наливают на 1-1,5 см ниже края чашки. Сначала кладут лимон, потом сахар.

Чай надо пить следующим образом:

  • Не размешивать шумно
  • Не добавлять молоко или сливки в чай с ароматизаторами
  • Не просовывать палец в ушко чашки
  • Не проливать
  • Не облизывать ложечку
  • Не есть лимон

Фуршет

Время и продолжительность фуршета такие же, как на коктейле. Форма одежды — парадно-деловая.

На столах выставляются холодные закуски, выпечка, фрукты, спиртные напитки и салфетки. Гости обслуживают себя сами. В сфере деловых отношений фуршет считается одним из самых важных приемов.

Необходимо учитывать следующие рекомендации:

  • Подходите к столу в направлении справа налево.
  • Берите приборы в определенной последовательности: сначала салфетка на ладонь левой руки, затем тарелка, потом еда. После этого следует взять столовые приборы (вилку) и в последнюю очередь бокал вина.
  • Не берите слишком много еды.
  • Не смешивайте мясные и рыбные блюда, закуски и десерты.
  • Не стойте у стола после того, как положите еду на тарелку.
  • Все время пользуйтесь вилкой.
  • После выпитого вина больше к пище не притрагивайтесь.
  • Не расхаживайте по залу, поставив бокал на тарелку. В крайнем случае, можно взять бокал в правую руку, а тарелку держать в левой руке.
  • Меняйте тарелки для каждого нового блюда.
  • Уходите по субординации (сначала фуршет покидают самые важные гости).
  • После приема оставьте свою визитную карточку на выходе.

Банкет с шампанским и вином

Поводом для проведения банкета с шампанским может быть годовщина, корпоративное событие, открытие выставки, вернисаж или презентация.

Прием обычно утраивается в 12:00, но может проходить и в 13:00, и в 15.00. По продолжительности он занимает от получаса до часа. Прием проходит стоя.

Форма одежды — обычный деловой костюм. Особенность данного приема состоит в том, что, кроме шампанского, других напитков там не подают (за исключением минеральной воды и соков). Из закусок обычно (но не всегда) предлагают орешки, фрукты, маленькие тосты или пирожные.

Не рекомендуется:

  • Ставить пустой бокал на поднос с одним полным бокалом, а потом забирать полный бокал себе; следует поступить наоборот — сначала левой рукой взять полный бокал, а затем правой рукой поставить пустой бокал.
  • Снимать фрукты со шпажки зубами и с открытым ртом -надо делать это губами с закрытым ртом.
  • Ставить использованный бокал на поднос с наполненными бокалами.

Во время приема подают вина – белое и красное, крепостью до 12 градусов.

Закуски, соответствующие: к красному вину – бутерброды с мясными продуктами, к белому – рыбные.

Данный прием, как и предыдущий, занимает мало времени, не требует сложной подготовки и выглядит эффектно.

Участникам: как общаться со спикером и когда включать камеру?

Как правило, участники онлайн-мероприятий имеют возможность взаимодействовать со спикером с помощью чата. Формулируя свой вопрос или комментарий в чате, участник должен помнить об уважении к ведущему и остальной аудитории. Организаторам желательно запретить размещать в ходе онлайн-мероприятия сообщения следующего характера:

  • оскорбления, хамство, троллинг, ненормативная лексика;
  • призывы к агрессии, проявление любого вида дискриминации, нетерпимости, публикация сообщений, противоречащих законам РФ;
  • вступление в публичные ссоры с другими участниками мероприятия;
  • распространение заведомо ложной информации;
  • реклама посторонних товаров и услуг;
  • флудинг, сообщения не по теме мероприятия, личная переписка в публичном формате;
  • бесконечное повторение одного и того же сообщения.

Иногда формат мероприятия предполагает возможность использования участниками веб-камеры и микрофона по своему усмотрению, например, на учебных онлайн-программах. Видеосвязь помогает спикеру и аудитории взаимодействовать «вживую». С другой стороны, у ведущего должна быть возможность спокойно доносить до аудитории информацию, не отвлекаясь на посторонние шумы и незначительные комментарии, которые могут делать слушатели, если не выключат микрофон.

Важно с самого начала чётко зафиксировать, в каких конкретно случаях включать камеру и микрофон разрешено, а в каких – неприемлемо. Лучше выработать единый подход: либо мы все включаем камеры и общаемся, видя друг друга, либо обходимся только камерой спикера

Есть еще вариант – включить камеры в самом начале мероприятия на время знакомства, а затем перейти в формат общения с помощью чата или микрофона.

Если слушатели всё же пользуются веб-камерами постоянно, желательно донести до них, что такой формат фактически приравнивается к присутствию в зале на офлайн-лекции, то есть принимать пищу, постоянно передвигаться, заниматься посторонними делами, общаться с другими людьми в таком случае не очень уважительно по отношению к остальным участникам онлайн-мероприятия. Всё это в большей степени справедливо для мероприятий с небольшим количеством участников.

Нюансы

Некоторые правила современного делового этикета:

  • Если вам приходит больше писем, чем вы можете прочитать и обработать, стоит настроить автоматический ответ с разъяснениями о том, почему вы не можете отвечать на каждое письмо, а также с рекомендациями, к кому вместо вас можно обратиться по тем или иным вопросам.

  • Не стоит звонить по телефону без предупреждения. Перед тем как набрать номер, нужно написать человеку в мессенджер и спросить его разрешения на звонок.

  • Говорите о деле сразу. Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу.

  • В мессенджерах уместно использовать смайлы и эмодзи, чтобы передать интонацию, но злоупотреблять ими не стоит, особенно если ваш собеседник не ведёт себя так же.

  • Одно из грубейших нарушений современного делового этикета — это голосовые сообщения в мессенджере. Допустимы они только в экстренных случаях, с обязательными извинениями за невозможность напечатать сообщение.

  • Не следует выключать видео во время рабочих онлайн-встреч. Совещания и планёрки по видеосвязи тоже получили некий регламент. И первое правило онлайн-встреч — включённая камера и выключенный микрофон. Включённая видеотрансляция показывает участникам онлайн-собрания, что их коллега готов к коммуникации, не отвлекается на другие дела и полностью погружён в обсуждение конкретного вопроса. Это проявление уважения к коллегам.

  • Новые правила digital-этикета регламентируют и внешний вид удалённых сотрудников. Носить галстуки и деловые костюмы, работая из дома, необязательно. Стиль кежуал или пятничный дресс-код вполне уместны. Совершенно недопустимо появляться онлайн в пижаме, халате или неопрятной одежде, которую «не жалко дома носить».

  • Онлайн-планёрки должны быть выдержаны в обычной деловой атмосфере, поэтому одинаково не приветствуются и виды кухни на заднем плане, и весёленькие задники с морскими пейзажами, пальмами и космическими далями. Рабочее место должно оставаться рабочим.

Нетворкинг в онлайне

Люди приходят на конференции не только ради контента, но и с целью эффективного нетворкинга, налаживания полезных связей и знакомств. Онлайн-нетворкинг, конечно, принципиально отличается от непринужденного живого общения в перерыве между выступлениями спикеров. Но и такой способ установления полезных контактов работает!

Если организатор онлайн-конференции не предоставил для нетворкинга отдельных опций и сервисов (выделенный нетворкинг-чат, независимые нетворкинг-сессии, возможность написать интересующему человеку напрямую в специальном приложении и пр.), можно попробовать завязать деловое знакомство прямо в процессе текущей трансляции. Для этого удобно использовать чат, который, как правило, открыт всем участникам для общения со спикером

Если человеку важно привлечь к себе внимание потенциальных заказчиков, клиентов, деловых партнеров, то имеет смысл время от времени в общем чате делать уместные конструктивные комментарии по теме, показывая тем самым свою экспертность, профессионализм и общую культуру. Вопросы спикеру в этом случае тоже приветствуются, но опять же они должны быть адекватными

Чего делать в общем чате не стоит, так это:

  • слишком частить с сообщениями – это только раздражает других участников;
  • откровенно рекламировать себя и делать сравнения со спикером в свою пользу;
  • закладывать слишком много негативного контекста в каждое сообщение;
  • игнорировать правила орфографии и пунктуации.

Если у кого-то появилось желание обсудить с одним конкретным участником общего чата некие деловые вопросы напрямую, нужно перейти в частный чат. Как это сделать корректно? Если бы мы были на привычной офлайн-конференции, мы как бы невзначай могли бы подойти к интересующему человеку и завести для начала легкий уместный small talk, а затем плавно перейти к деловым вопросам. Но вот писать незнакомому человеку личное сообщение отвлечённого характера – это не лучшая идея, он может просто неправильно понять такую инициативу.

Онлайн-формат несколько конкретнее, «суше», чем офлайн. Здесь лучше обойтись без «воды». Например, можно в общем чате подключиться к конструктивной дискуссии с интересным человеком, а затем в продолжение этого общения написать ему личное сообщение о том, что вам показались мысли и идеи собеседника крайне любопытными, и вы заинтересованы в продолжении делового общения и, возможно, дальнейшего сотрудничества, потому что вы явно можете быть полезны друг другу.

При этом важно:

  • написать сообщение лаконичным и понятным, не двусмысленным;
  • оставаться строго в деловом контексте;
  • помнить о вежливости и доброжелательности;
  • постараться сразу быть интересным собеседнику;
  • не давить на человека, особенно если он отказался от разговора или проигнорировал сообщение.

В случае положительной реакции, можно предложить перевести общение за рамки текущего мероприятия и договориться о другом, более удобном обеим сторонам способе коммуникации.

Кстати, мы рассказывали о других типичных проблемах онлайн-ивентов и способах их решения.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий